很多时候，很多场景，特别是公职人员需要制作大量的类似邀请函、成绩通知单等文档性的文件。如果相同文本先打印出来，再手写区别部分，文档总显着不太正式。如果逐一制作文档又太费精力。其实如何生成该类文本Office软件已经给我们考虑到了。由于川普的不着调，笔者Office软件示范软件一般选用WPS Office。WPS选用版本
邮件合并选用条件
邮件合并选用的条件很简单，只需要满足以下条件： 1.需要生成大量文档； 2.文档区别位置相同； 3.文档区别内容已列入Execl表格。
邮件合并文档例文
这里的邮件合并以考试成绩通知单为例。先看一下例文
要生成的文档
邮件合并步骤
- 一、制作通用文本
制作基础性通用文本，标记差异内容位置。
- 二、制作差异内容表格
将差异内容列一个表格，并注明相关内容关键词 WPS有时调用xlsx格式出错，建议保存为xls格式。
- 三、启动邮件合并功能
在word文档-菜单栏选择-引用-邮件
在邮件合并菜单区-打开数据源-找到Execl文档
匹配差异内容区域 选择匹配位置-菜单栏-插入合并域-选择匹配Execl表标题
预览查看-菜单栏-查看合并数据
批量生成文档 根据需要选择合并到哪里
1.合并到新文档：根据表格将所有文档输出到一个文本文档； 2.合并到不同新文档：根据表格将内容输出到不同文档，并根据输出条件，存档并命名； 3.合并到打印机：直接将表格生成所有文档直接打印，无保存选择； 4.合并到电子邮件：提前在Execl中加入EMail地址，生成文档后根据要求发送Email。
四、关于日期的处理
wps Office调用日期，一般会默认显示为2020-10-1这样的格式。
MS Office调用日期，一般会默认显示为10/1/2020这样的格式。
处理方式为：选择需修改区域-右键-切换域代码
在｝前加入\@yyyy年MM月dd日 代码，这里yyyy代表年，MM代表月，dd代表日。大家可以根据自己需要更改。
五、关于插入Next域的解释
邮件合并的数据读取时只读取一行数据，所以模板生成时也只是匹配一行的数据。这就给做成绩公示的童鞋造成了不便。在要求读取下一行数据时，可以使用<strong>插入Next域</strong>。
大家看一下比较：
